PDF درست
File ← Save As ← نوع فایل PDF (یا File ← Export ← Create PDF/XPS). دکمه‌ی Options مهم‌ترین بخش است:
- Page range: همه، صفحه‌ی جاری، یا محدوده (برای فرستادن یک فصل).
- Publish what: Document (بدون Track Changes و نظر) در برابر Document showing markup.
- Create bookmarks using: Headings ← پنل نشانک‌های PDF از Headingها ساخته می‌شود؛ خواننده در Acrobat فهرست کناری دارد.
- Document properties: عنوان و نویسنده به PDF می‌رود — برای ناشناس‌ماندن تیک را بردارید.
- Document structure tags for accessibility: روشن؛ PDF قابل خواندن با صفحه‌خوان و قابل جست‌وجو.
- PDF/A compliant (ISO 19005-1): برای آرشیو بلندمدت و بعضی سامانه‌های دانشگاهی؛ فونت‌ها کامل جاسازی می‌شوند، لینک‌ها و شفافیت محدود.
- Bitmap text when fonts may not be embedded: اگر فونتی اجازه‌ی جاسازی ندهد، متن به تصویر تبدیل می‌شود (حجیم، غیرقابل جست‌وجو) — فونت را عوض کنید.
- Optimize for: Standard برای چاپ، Minimum size برای ایمیل.
لینک‌های داخلی (TOC با \h، ارجاع‌ها با Insert as hyperlink، Ctrl+K) در PDF زنده می‌مانند. پیش از خروجی: Ctrl+A ← F9، Accept All، Document Inspector، Accessibility Checker، و «Update fields before printing» روشن.
چاپ
Ctrl+P. گزینه‌ها: Print One Sided / Print on Both Sides (Flip on long edge برای پرتره)، Collated، Pages: «s2-s4» (Sectionها)، «p1s3-p5s3»، یا «1-5, 12, 20-» ؛ Pages per sheet (۲ صفحه در یک برگ برای پیش‌نویس)، Scale to paper size (A4 → A5). Print Markup را برای نسخه‌ی نهایی خاموش کنید. Page Setup ← Multiple pages: Book fold و بعد چاپ دورو، کتابچه‌ی آماده‌ی تا زدن می‌دهد. Print ← Printer Properties برای انتخاب سینی و کیفیت.
دیگر خروجی‌ها
- docx برای ویرایش دیگران: فونت جاسازی‌شده؛ فیلدها را نگه دارید؛ Compatibility Checker.
- Plain text / Markdown: Save As ← Plain Text (UTF-8 را انتخاب کنید تا فارسی سالم بماند). برای HTML، «Web Page, Filtered» تمیزتر از «Web Page» است.
- تصویر از یک صفحه: Insert ← Screenshot در سند دیگر، یا PDF را در ابزار دیگر به PNG تبدیل کنید؛ Word خودش «Save as picture» برای صفحه ندارد.
- ارسال: File ← Share ← Email as attachment / PDF.
چک‌لیست تحویل نهایی
- Track Changes: Accept All؛ نظرها حذف. Reviewing Pane = صفر.
- Ctrl+A ← F9؛ سربرگ‌ها جداگانه F9؛ فهرست‌ها Update entire table.
- Find «Error!» و Find «[» برای جای‌خالی‌های راهنما.
- F7 غلط‌یاب فارسی و انگلیسی؛ Read Aloud برای بخش‌های مهم.
- Accessibility Checker: Alt Text تصاویر، Header Row جدول‌ها.
- Document Inspector ← Remove متادیتا (مگر لازم).
- Print Preview صفحه به صفحه: تیتر تنها، جدول شکسته، صفحه‌ی خالی، شماره‌گذاری Sectionها.
- PDF با بوک‌مارک؛ باز کردن PDF در دو نمایشگر مختلف؛ بررسی فونت‌ها (File ← Properties ← Fonts در Acrobat؛ همه Embedded).
- نام‌گذاری فایل: «پایان‌نامه_نام_۱۴۰۵-۰۶-۲۵_نهایی.pdf» — تاریخ در نام فایل از Version History ساده‌تر است.
نکته‌هایی که کمتر کسی می‌داند
- File ← Print ← Print All Pages ← Document Info / Styles / AutoText / Key Assignments: چاپ مستندات Styleها و میانبرهای سند — برای مستندسازی قالب سازمانی.
- Options ← Display ← Print pages in reverse order و «Use draft quality» برای چاپگرهایی که برعکس می‌چینند.
- Options ← Advanced ← Print ← «Scale content for A4 or 8.5 x 11" paper sizes» خودکار Letter/A4 را تطبیق می‌دهد.
- Microsoft Print to PDF (پرینتر مجازی) لینک و بوک‌مارک نمی‌سازد؛ همیشه Save As PDF داخلی Word را ترجیح دهید.
- PDF/A اجازه‌ی لینک خارجی ندارد اما لینک داخلی و بوک‌مارک را نگه می‌دارد؛ اگر سامانه PDF/A می‌خواهد و لینک‌ها مهم‌اند، دو نسخه بدهید.