یک نامه، هزار گیرنده
Mail Merge سه جزء دارد: سند اصلی (نامه با جای‌خالی‌ها)، منبع داده (Excel، Outlook Contacts، Access یا فهرست داخل Word) و فیلدهای ادغام. نتیجه: هزار نامه‌ی شخصی‌سازی‌شده، برچسب پستی، پاکت یا ایمیل.
گام به گام با Excel
- فایل Excel: ردیف اول عنوان ستون‌ها (نام، نام‌خانوادگی، شرکت، مبلغ، تاریخ)، بدون ردیف خالی و بدون سلول ادغام‌شده. یک Sheet تمیز.
- Mailings ← Start Mail Merge ← Letters (یا Labels/Envelopes/E-mail Messages/Directory).
- Select Recipients ← Use an Existing List ← فایل Excel ← Sheet. Edit Recipient List برای فیلتر، مرتب‌سازی، حذف تکراری و تیک زدن گیرنده‌ها.
- در متن، Insert Merge Field ← هر ستون در جای خودش. Address Block و Greeting Line بلوک‌های آماده‌اند؛ برای فارسی معمولاً فیلدها را دستی می‌چینیم. Match Fields اگر نام ستون‌ها با انتظار Word فرق دارد.
- Preview Results برای دیدن رکوردها یکی‌یکی. Check for Errors.
- Finish & Merge ← Edit Individual Documents (سند بزرگ با همه‌ی نامه‌ها، هر کدام در یک Section)، Print Documents، یا Send Email Messages (نیاز به Outlook؛ ستون ایمیل را انتخاب کنید؛ فرمت HTML).
قوانین (Rules)
Mailings ← Rules ← If…Then…Else: اگر «جنسیت» = «زن» بنویس «سرکار خانم» وگرنه «جناب آقای». Skip Record If: رکوردهایی با مبلغ صفر رد شوند. Fill-in / Ask: هنگام ادغام بپرسد. Merge Record # شماره‌ی ترتیبی. Next Record برای چند رکورد در یک صفحه (برچسب‌ها و Directory).
قالب عدد و تاریخ — دردسر اصلی
Word اعداد اکسل را «خام» می‌آورد: 1250000 به‌جای ۱٬۲۵۰٬۰۰۰ و تاریخ به‌صورت 1/5/2026. راه حل، سوییچ قالب روی فیلد MERGEFIELD است. Alt+F9 بزنید و فیلد را ویرایش کنید:
{ MERGEFIELD مبلغ \# "#,##0" }→ جداکننده‌ی هزارگان.\# "#,##0 ریال"واحد اضافه می‌کند.{ MERGEFIELD تاریخ \@ "yyyy/MM/dd" }→ قالب تاریخ میلادی. برای تاریخ شمسی، ستون تاریخ در اکسل را متن نگه دارید (۱۴۰۵/۰۶/۲۵) تا Word دست نزند.- اگر اعشار عجیب می‌آید (0.10000000001)، در Options ← Advanced ← General ← Confirm file format conversion on open را روشن کنید و هنگام انتخاب منبع، «MS Excel Worksheets via DDE» را انتخاب کنید تا قالب اکسل عیناً منتقل شود (کندتر، اما دقیق).
برچسب و پاکت
Start Mail Merge ← Labels ← Label vendor و شماره (یا New Label با ابعاد کاغذ برچسب ایرانی: عرض/ارتفاع هر برچسب، فاصله‌ها، تعداد در هر ردیف). Word یک جدول می‌سازد؛ فیلدها را در سلول اول بگذارید و Update Labels بزنید تا در همه تکرار شود (خودش Next Record می‌گذارد). برای فارسی، جهت جدول برچسب را RTL کنید.
نکته‌هایی که کمتر کسی می‌داند
- در Edit Recipient List ← Filter می‌توانید شرط‌های ترکیبی (استان = اصفهان و مبلغ > ۰) بگذارید بدون تغییر اکسل.
- Finish & Merge ← Edit Individual Documents و بعد ذخیره به PDF، همه‌ی نامه‌ها را در یک PDF می‌دهد؛ برای PDF جداگانه‌ی هر نفر ماکرو لازم است (فصل ۷) — یا سند را با Section breakها Split کنید.
- سند اصلی Mail Merge وقتی باز می‌شود می‌پرسد «SQL command…»؛ Yes یعنی به اکسل وصل شود. برای قطع اتصال: Start Mail Merge ← Normal Word Document.
- Directory (Catalog) نوعی ادغام است که همه‌ی رکوردها را پشت‌سرهم در یک صفحه می‌چیند — برای ساخت فهرست اعضا یا کاتالوگ قیمت از اکسل.
- برای ایمیل انبوه با پیوست شخصی یا از حساب غیر از Outlook پیش‌فرض، Word به‌تنهایی کافی نیست؛ افزونه یا اسکریپت لازم است. Mail Merge ایمیلی از Outlook می‌گذرد و در Outbox می‌نشیند؛ Outlook باید باز باشد.