فرمت درست برای هدف درست
| فرمت | چیست | کِی |
|---|---|---|
| .docx | فرمت استاندارد (یک فایل ZIP از XML ها) | همیشه برای کار جاری |
| .docm | docx + ماکرو | وقتی سند ماکرو دارد (فصل ۷) |
| .dotx / .dotm | قالب (Template) | الگوی نامه، گزارش، پایان‌نامه |
| .doc | فرمت قدیمی 97-2003 | فقط اگر گیرنده Word خیلی قدیمی دارد؛ بسیاری امکانات را از دست می‌دهید |
| خروجی نهایی ثابت | ارسال، چاپ، آرشیو | |
| .rtf / .odt / .txt | تبادل با نرم‌افزارهای دیگر | به ندرت |
وقتی سندی با فرمت قدیمی باز می‌کنید، در نوار عنوان «Compatibility Mode» می‌بینید و بعضی امکانات (مثل بعضی افکت‌های تصویر یا معادلات جدید) خاکستری می‌شوند. File ← Info ← Convert آن را به فرمت جدید تبدیل می‌کند.
AutoRecover و بازیابی
Options ← Save: «Save AutoRecover information every N minutes» را روی ۲ تا ۵ دقیقه بگذارید و گزینه‌ی «Keep the last AutoRecovered version if I close without saving» را روشن نگه دارید. اگر Word بسته شد یا برق رفت، File ← Info ← Manage Document ← Recover Unsaved Documents نسخه‌های خودکار را نشان می‌دهد. برای فایل خراب: File ← Open ← فایل را انتخاب کنید ← فلش کنار Open ← Open and Repair. اگر باز هم نشد، در پنجره‌ی Open نوع فایل را «Recover Text from Any File» بگذارید.
جاسازی فونت — ضروری برای فارسی
اگر فونت B Nazanin یا IRANSans روی سیستم گیرنده نباشد، Word فونت دیگری جایگزین می‌کند و صفحه‌بندی به هم می‌ریزد. Options ← Save ← Embed fonts in the file را روشن کنید («Embed only the characters used» حجم را کم می‌کند، ولی گیرنده نمی‌تواند با آن فونت متن جدید تایپ کند). بعضی فونت‌های تجاری اجازه‌ی جاسازی نمی‌دهند؛ Word پیام می‌دهد. برای ارسال نهایی، PDF تقریباً همیشه انتخاب امن‌تری است.
چرا فایلم ۸۰ مگابایت شده؟
- تصاویر بزرگ: روی یک تصویر کلیک کنید ← Picture Format ← Compress Pictures ← تیک «Apply only to this picture» را بردارید ← 150 ppi برای چاپ معمولی. همچنین Options ← Advanced ← «Do not compress images in file» باید خاموش باشد.
- داده‌های برش‌خورده: Compress Pictures ← «Delete cropped areas of pictures».
- Version History یا Track Changes قدیمی: تغییرات را Accept All کنید.
- فونت‌های جاسازی‌شده: هر فونت چند مگابایت است.
- ذخیره با Save As (نه Save) یک بار فایل را از نو می‌سازد و باقی‌مانده‌های داخلی را پاک می‌کند.
نکته‌هایی که کمتر کسی می‌داند
- فایل docx در واقع ZIP است: پسوند را به .zip تغییر دهید و باز کنید؛ پوشه‌ی word/media همه‌ی تصاویر اصلی را با کیفیت کامل دارد — سریع‌ترین راه برای بیرون کشیدن تصاویر یک سند.
- F12 مستقیماً Save As را باز می‌کند؛ Ctrl+S ذخیره‌ی معمولی است.
- File ← Info ← Properties ← Advanced Properties: عنوان، نویسنده و کلیدواژه‌ها را پر کنید؛ این‌ها با فیلد DOCPROPERTY داخل سند قابل استفاده‌اند و در PDF هم منتقل می‌شوند.
- Options ← Save ← «Default local file location» را روی پوشه‌ی پروژه‌هایتان بگذارید تا هر بار مسیر را نگردید.
- در فایل‌های OneDrive با AutoSave روشن، هر تغییری بلافاصله ذخیره می‌شود؛ اگر می‌خواهید «آزمایشی» چیزی را عوض کنید، اول File ← Save a Copy بزنید.