«شکل ۲-۳» که خودش شماره می‌خورد
روی تصویر یا جدول راست‌کلیک ← Insert Caption (یا References ← Insert Caption). Label را انتخاب کنید؛ برچسب‌های پیش‌فرض Figure/Table/Equation هستند؛ با New Label برچسب «شکل»، «جدول»، «نمودار» و «رابطه» بسازید (فقط یک بار؛ در Normal ذخیره می‌شوند). Position: زیر شکل، بالای جدول (استاندارد). Numbering ← تیک «Include chapter number» ← Chapter starts with style: Heading 1، Separator: خط تیره ← نتیجه: «شکل ۲-۳». این فقط وقتی کار می‌کند که Heading 1 با Multilevel List شماره‌دار باشد (فصل ۲).
پشت هر زیرنویس یک فیلد SEQ است: { SEQ شکل \* ARABIC \s 1 }. Alt+F9 کدها را نشان می‌دهد. با کشیدن شکل‌ها به ترتیب جدید، شماره‌ها بعد از Ctrl+A و F9 درست می‌شوند. Style زیرنویس Caption است؛ آن را Modify کنید (فونت فارسی، اندازه ۱۲، وسط‌چین، Keep with next برای عنوان جدول).
فهرست شکل‌ها و جدول‌ها
References ← Insert Table of Figures ← Caption label: شکل. برای جدول‌ها یک بار دیگر با label جدول. Options ← می‌توانید به‌جای label از یک Style (مثلاً «عنوان نمودار») فهرست بسازید. به‌روزرسانی: راست‌کلیک ← Update Field ← Entire table. اگر جای فهرست اشتباه است، فیلد TOC با سوییچ \c را می‌توانید ببرید.
ارجاع متقابل (Cross-reference)
در متن می‌نویسید «همان‌طور که در » ← References ← Cross-reference ← Reference type: شکل ← Insert reference to: Only label and number ← انتخاب شکل ← Insert. حالا «شکل ۲-۳» یک فیلد REF است که با تغییر شماره‌ی شکل به‌روز می‌شود و در PDF لینک است (تیک Insert as hyperlink). برای Heading: Reference type: Heading ← «Heading text» یا «Page number» یا «Heading number». برای پاورقی، بوک‌مارک و معادله هم کار می‌کند. عبارت «بالا/پایین» (Include above/below) خودکار «در بالا» یا «در پایین» را اضافه می‌کند.
به‌روزرسانی فیلدها — عادت ضروری
- Ctrl+A سپس F9 همه‌ی فیلدهای بدنه را به‌روز می‌کند (فیلدهای سربرگ و Text Box جدا هستند؛ آن‌ها را جداگانه انتخاب کنید).
- Options ← Display ← Update fields before printing و Update linked data before printing را روشن کنید؛ هنگام PDF گرفتن هم به‌روز می‌شوند.
- Options ← Advanced ← Field shading: Always تا فیلدها با پس‌زمینه‌ی خاکستری معلوم باشند و کسی دستی رویشان ننویسد (در چاپ نمی‌آید).
نکته‌هایی که کمتر کسی می‌داند
- Insert Caption ← AutoCaption: از این به بعد هر جدول یا تصویری که درج می‌کنید خودکار زیرنویس بگیرد.
- اگر Caption روی تصویر شناور بزنید، Word آن را داخل یک Text Box می‌گذارد که در Table of Figures گاهی نمی‌آید. تصویر را In Line کنید.
- ارجاعی که به «Error! Reference source not found» تبدیل شده یعنی هدفش حذف شده؛ با Ctrl+Z بعد از F9 می‌توانید ببینید کجا بوده، یا Find «Error!» بزنید.
- برای شماره‌گذاری معادلات با «(۲-۱)» سمت چپ: جدول سه ستونی، ستون وسط معادله، ستون کنار Caption با برچسب «رابطه» و بدون نمایش برچسب (تیک Exclude label from caption).
- فیلد SEQ را دستی هم می‌توانید بسازید: Ctrl+F9 ← داخل آکولاد بنویسید
SEQ گام← F9. شمارنده‌ی دلخواه برای «گام ۱، گام ۲…» در دستورالعمل‌ها.