چند نفر، یک فایل، هم‌زمان
وقتی فایل در OneDrive یا SharePoint ذخیره شده باشد (File ← Save As ← OneDrive)، دکمه‌ی Share در بالا-راست لینک با سطح دسترسی (View / Edit، با یا بدون انقضا و رمز) می‌دهد. با AutoSave روشن، همه هم‌زمان ویرایش می‌کنند و مکان‌نمای رنگی هرکس دیده می‌شود. اگر همکاری هم‌زمان قطع شد («Upload blocked»)، معمولاً یکی از افراد سند را با Word قدیمی یا با فرمت .doc باز کرده، یا ماکرو دارد. نسخه‌ی وب Word (Word for the web) همان فایل را بدون نصب باز می‌کند اما Styleها، فیلدها و Sectionها را محدودتر پشتیبانی می‌کند؛ صفحه‌آرایی نهایی را همیشه در Word دسکتاپ انجام دهید.
املا و دستور زبان فارسی
Word با نصب زبان فارسی، غلط‌یاب املایی فارسی دارد (Review ← Spelling & Grammar، F7). Options ← Proofing: Custom Dictionaries ← New ← «واژگان شرکت.dic» با زبان Persian؛ نام محصولات و اصطلاحات را Add کنید تا خط قرمز نگیرند و بین همکاران قابل اشتراک باشد. اگر متن اصلاً بررسی نمی‌شود، متن را انتخاب کنید ← Language ← Set Proofing Language ← تیک «Do not check spelling or grammar» را بردارید (این تیک اغلب از متن کپی‌شده از وب می‌آید). Options ← Proofing ← «Check spelling as you type» را برای اسناد بلند خاموش کنید و در پایان F7 بزنید؛ سرعت بالا می‌رود.
ترجمه، خواندن و دیکته
- Review ← Translate ← Selection (پنل کناری، جایگزینی مستقیم) یا Document (کل سند در سند جدید). کیفیت ماشینی؛ برای فهم و پیش‌نویس.
- Review ← Read Aloud (Ctrl+Alt+Space) متن را می‌خواند — بهترین راه برای پیدا کردن جمله‌های ناروان و کلمه‌های جاافتاده در متن خودتان. صدای فارسی باید در ویندوز نصب باشد.
- Home ← Dictate: تایپ صوتی؛ فارسی در فهرست زبان‌های پشتیبانی‌شده هست و با میکروفون خوب دقت قابل قبولی دارد.
- View ← Immersive Reader: فاصله‌ی متن، تمرکز خطی و رنگ صفحه برای خواندن طولانی.
- View ← Focus: تمام‌صفحه بدون Ribbon.
نکته‌هایی که کمتر کسی می‌داند
- Options ← Proofing ← AutoCorrect ← تب AutoCorrect: «Correct TWo INitial CApitals» و «Capitalize first letter of sentences» را برای اسناد فارسی-انگلیسی خاموش کنید؛ باعث تغییرات ناخواسته در کدها و نام‌ها می‌شوند.
- Review ← Language ← Language Preferences ← «Detect language automatically» را برای اسناد دوزبانه روشن نگه دارید.
- Exclude dictionary: فایلی که کلمات درست اما ناخواسته را غلط علامت می‌زند (مثلاً «سایت» وقتی سازمان «وب‌گاه» می‌خواهد). در پوشه‌ی UProof با نام ExcludeDictionaryFA0429.lex.
- Word Count (Ctrl+Shift+G) کلمات، کاراکترها و صفحات را می‌شمارد؛ در متن انتخاب‌شده فقط همان بخش را. تیک «Include textboxes, footnotes and endnotes».
- Smart Lookup (راست‌کلیک ← Search) تعریف و جست‌وجوی وب را در پنل کناری می‌آورد بدون ترک Word.