سطوح حفاظت
| ابزار | چه می‌کند | سطح واقعی امنیت |
|---|---|---|
| Mark as Final | فقط یک هشدار «نهایی است»؛ با یک کلیک قابل ویرایش | هیچ — فقط اطلاع‌رسانی |
| Restrict Editing (Read only / Comments / Tracked changes / Filling in forms) | محدودیت با رمز؛ Exceptions بخش‌هایی را آزاد می‌گذارد | پایین — با ابزارهای ساده دور زدنی |
| Restrict Editing ← Formatting restrictions | فقط Styleهای مجاز؛ قالب‌بندی مستقیم ممنوع | برای حفظ قالب سازمانی عالی |
| Encrypt with Password (File ← Info ← Protect Document) | رمزنگاری AES کل فایل؛ بدون رمز باز نمی‌شود | بالا — رمز فراموش شود، فایل از دست رفته |
| Password to modify (Save As ← Tools ← General Options) | باز کردن آزاد، ذخیره روی همان فایل با رمز | پایین — Save As جدید ممکن است |
| Information Rights Management / Sensitivity labels | محدودیت سازمانی (چاپ، فوروارد، انقضا) | بالا — نیاز به زیرساخت Microsoft 365 |
Restrict Editing برای فرم
Developer ← Content Controlها را بگذارید (متن، تاریخ، لیست کشویی، چک‌باکس) ← Review ← Restrict Editing ← «Allow only this type of editing: Filling in forms» ← Yes, Start Enforcing ← رمز. کاربر فقط می‌تواند کادرها را پر کند و بقیه‌ی سند دست‌نخورده می‌ماند. برای قرارداد: حالت «No changes (Read only)» + Exceptions ← بخشی که مشتری باید پر کند را انتخاب و برای Everyone آزاد کنید.
Document Inspector — قبل از هر ارسال
File ← Info ← Check for Issues ← Inspect Document. چیزهایی که پیدا می‌کند و اغلب فراموش می‌شوند: نظرها و Track Changes، نام نویسنده و نسخه‌های قبلی، متن پنهان، سربرگ‌ها، داده‌های XML سفارشی، مسیرهای فایل، و اطلاعات شخصی. «Remove All» روی Document Properties and Personal Information، نام نویسنده را از فایل حذف می‌کند و «Remove personal information from file properties on save» را روشن می‌کند. برای اسناد مناقصه، دادگاه و روزنامه‌نگاری این مرحله حیاتی است؛ رسوایی‌های زیادی از متادیتای Word شروع شده‌اند.
Accessibility Checker
Review ← Check Accessibility: تصاویر بدون Alt Text، جدول بدون Header Row، کنتراست کم، Headingهای پرش‌دار (Heading 1 بعدش Heading 3) و متن لینک بی‌معنی («این‌جا کلیک کنید») را گزارش می‌کند. رفع این‌ها هم PDF بهتری می‌دهد، هم برای کاربران نابینا با صفحه‌خوان قابل استفاده می‌شود و هم برای موتورهای جست‌وجو. Options ← Ease of Access ← «Keep accessibility checker running while I work» یک نشانگر در نوار وضعیت می‌گذارد.
نکته‌هایی که کمتر کسی می‌داند
- متن پنهان (Font ← Hidden، یا Ctrl+Shift+H) در چاپ نمی‌آید ولی در فایل هست و Document Inspector آن را نشان می‌دهد. برای یادداشت‌های نویسنده مفید، برای ارسال خطرناک.
- File ← Info ← Protect Document ← Add a Digital Signature با گواهی، سند را امضا می‌کند و هر تغییری امضا را باطل می‌کند. Insert ← Signature Line خط امضای رسمی می‌سازد.
- هنگام ذخیره‌ی PDF، Options ← «Document properties» را بردارید تا نام نویسنده در PDF نرود؛ و «Document structure tags for accessibility» را بگذارید.
- File ← Info ← Version History (OneDrive/SharePoint) نسخه‌های قبلی را نشان می‌دهد؛ اگر کسی سند مشترک را خراب کرد Restore کنید.
- Options ← Trust Center ← Trusted Locations: فایل‌های این پوشه‌ها بدون Protected View باز می‌شوند؛ پوشه‌ی دانلود را هرگز Trusted نکنید.