یک بار بسازید، هزار بار استفاده کنید
هر سند Word بر پایه‌ی یک Template ساخته می‌شود. سند خالی از Normal.dotm می‌آید؛ همه‌ی Styleها، حاشیه‌ها، فونت پیش‌فرض و ماکروهای شخصی شما آن‌جا ذخیره می‌شوند. اگر Word رفتار عجیب پیدا کرد (کند شد، فونت پیش‌فرض عوض شد)، Word را ببندید، Normal.dotm را از پوشه‌ی Templates کاربر تغییر نام دهید؛ Word یک Normal تازه می‌سازد.
ساخت قالب سازمانی
- سند را با Styleهای درست (Normal فارسی RTL، Headingهای شماره‌دار، «متن اصلی»، «عنوان جدول»…)، سربرگ با لوگو، پاورقی با شماره‌ی صفحه و حاشیه‌های استاندارد آماده کنید.
- متن نمونه را حذف کنید و به‌جای آن راهنمای کوتاه بگذارید (مثلاً «[عنوان گزارش را این‌جا بنویسید]»).
- File ← Save As ← نوع فایل Word Template (.dotx). Word خودش به پوشه‌ی Custom Office Templates می‌رود. اگر ماکرو دارد .dotm.
- از این به بعد: File ← New ← Personal ← قالب شما. سند جدیدی ساخته می‌شود و قالب دست‌نخورده می‌ماند.
برای تیم، پوشه‌ی مشترک شبکه را در Options ← Advanced ← File Locations ← Workgroup templates تنظیم کنید؛ همه قالب‌های یکسان می‌بینند.
Quick Parts و AutoText
هر چیزی که مرتب تکرار می‌کنید — امضای نامه، جدول مشخصات پروژه، پاراگراف سلب مسئولیت، یک شکل با زیرنویس — را انتخاب کنید ← Insert ← Quick Parts ← Save Selection to Quick Part Gallery. نام بدهید، Gallery را AutoText بگذارید، در Save in قالب Normal یا قالب سازمانی را انتخاب کنید. برای درج: اسم را تایپ کنید و F3 بزنید، یا از Insert ← Quick Parts ← AutoText. این‌ها «Building Block» هستند و در فایل Building Blocks.dotx ذخیره می‌شوند؛ Cover Page، Header، Footer، Table و Equation آماده‌ی Word هم همین‌ها هستند و همه با Building Blocks Organizer قابل مدیریت‌اند.
Document Property ها
Insert ← Quick Parts ← Document Property ← Title/Author/Company/… فیلدی درج می‌کند که هرجای سند تکرار شود با یک تغییر همه‌جا به‌روز می‌شود — نام مشتری در قرارداد، شماره‌ی پروژه در گزارش. مقدار را از File ← Info ← Properties عوض کنید، یا خود فیلد را در سند ویرایش کنید (همه‌ی نسخه‌ها هم‌زمان تغییر می‌کنند).
نکته‌هایی که کمتر کسی می‌داند
- برای ویرایش خود قالب (نه ساخت سند از آن) از File ← Open مسیر قالب را باز کنید؛ دوبار کلیک روی .dotx همیشه سند جدید می‌سازد.
- تب Developer (Options ← Customize Ribbon ← تیک Developer) ابزار Content Control دارد: کادر متنی، تاریخ، لیست کشویی و چک‌باکس واقعی برای ساخت فرم‌های پرکردنی. Design Mode برای ویرایش متن راهنما.
- Developer ← Document Template نشان می‌دهد سند فعلی به کدام قالب وصل است و می‌توانید عوضش کنید.
- AutoText با تایپ ۴ حرف اول اسم و دیدن راهنمای زردرنگ + Enter هم درج می‌شود (اگر «Show AutoComplete suggestions» روشن باشد).
- Building Blocks Organizer: Insert ← Quick Parts ← Building Blocks Organizer. با «Edit Properties» می‌توانید دسته و توضیح بدهید و با Delete بلوک‌های آماده‌ی بی‌فایده (مثل Cover Pageهای پیش‌فرض) را حذف کنید.