ویرایش قابل پیگیری
Ctrl+Shift+E یا Review ← Track Changes. از این لحظه هر درج، حذف، جابه‌جایی و تغییر قالب با نام شما و زمان ثبت می‌شود. نام شما از Options ← General ← User name می‌آید؛ تیک «Always use these values regardless of sign in» را بزنید تا در سیستم مشترک نام درست ثبت شود.
چهار نمای نمایش (Display for Review)
| نما | چه می‌بینید |
|---|---|
| Simple Markup | متن تمیز + یک خط قرمز در حاشیه؛ کلیک روی خط تغییرات را باز می‌کند |
| All Markup | همه‌ی تغییرات با رنگ (حذف با خط‌خورده، درج با زیرخط) |
| No Markup | نتیجه‌ی نهایی اگر همه پذیرفته شوند — تغییرات هنوز هست! |
| Original | سند قبل از تغییرات |
Show Markup ← Balloons: «Show Revisions in Balloons» تغییرات قالب و حذف‌ها را در حاشیه می‌برد؛ «Show All Revisions Inline» همه را داخل متن. برای فارسی، حالت Inline خواناتر است. Show Markup ← Specific People: فقط تغییرات یک بازبین را ببینید.
Reviewing Pane
Review ← Reviewing Pane (Vertical/Horizontal) فهرست همه‌ی تغییرات با شمارش (چند درج، چند حذف، چند نظر) — قبل از ارسال نهایی بررسی کنید که صفر باشد.
پذیرش و رد
Accept / Reject روی هر تغییر، یا فلش کنارشان: Accept All Changes، Accept All Changes Shown (فقط آن‌چه فیلتر شده — مثلاً فقط تغییرات یک نفر یا فقط تغییرات قالب‌بندی)، Accept and Move to Next. راست‌کلیک روی تغییر هم همین گزینه‌ها را دارد. ترفند: Show Markup ← فقط Formatting را روشن بگذارید ← Accept All Changes Shown؛ همه‌ی تغییرات بی‌اهمیت قالب پذیرفته می‌شوند و فقط محتوا برای بررسی می‌ماند.
Lock Tracking
Track Changes ← Lock Tracking ← رمز. بازبین نمی‌تواند Track Changes را خاموش کند یا تغییرات را بپذیرد؛ فقط می‌تواند ویرایش کند. برای قراردادهایی که برای مذاکره می‌فرستید ضروری است. (رمز قوی نیست؛ برای امنیت واقعی از Restrict Editing و رمز فایل استفاده کنید.)
تنظیمات پیشرفته
فلش گروه Tracking ← Advanced Options: رنگ هر نوع تغییر، نمایش Moves (جابه‌جایی به‌جای حذف+درج)، Track formatting را خاموش کنید تا سند شلوغ نشود، عرض Balloon و جهت حاشیه (برای فارسی: Left در نمای RTL معمولاً بهتر است).
نکته‌هایی که کمتر کسی می‌داند
- «No Markup» را با «پذیرفته‌شده» اشتباه نگیرید؛ فایلی که با No Markup می‌فرستید هنوز همه‌ی تغییرات و حذف‌شده‌ها را دارد و گیرنده می‌بیند. همیشه Accept All و Document Inspector قبل از ارسال.
- Ctrl+Shift+E روی متنی که در حال تایپ هستید، وسط جمله می‌تواند روشن/خاموش شود؛ دیگران فقط بخشی از تغییرات را می‌بینند. یک عادت خطرناک.
- Options ← Trust Center ← Privacy Options ← «Warn before printing, saving or sending a file that contains tracked changes or comments» هشدار می‌دهد.
- Options ← Advanced ← «Make hidden markup visible when opening or saving» را روشن نگه دارید تا هیچ‌وقت با نمای No Markup فریب نخورید.
- برای مقایسه‌ی نسخه‌ی خودتان با متن ویرایش‌شده‌ای که بدون Track Changes برگشته: Review ← Compare (درس بعد) — همان نتیجه‌ی Track Changes را از دو فایل می‌سازد.