ظاهر کل سند در یک کلیک
تب Design سه لایه‌ی ظاهری را کنترل می‌کند که Styleها از آن‌ها ارث می‌برند:
- Theme: مجموعه‌ای از رنگ‌ها (Colors)، فونت‌ها (Fonts) و افکت‌ها. وقتی در Style فونتی مثل «+Body» یا رنگی مثل «Accent 1» انتخاب می‌کنید، از Theme می‌آید و با تغییر Theme عوض می‌شود.
- Style Set: تعریف کامل Styleهای پایه (فاصله‌ها، اندازه‌ها). گالری Document Formatting همان Style Set هاست.
- Paragraph Spacing / Set as Default: فاصله‌های پیش‌فرض کل سند.
برای برند شرکت: Design ← Colors ← Customize Colors ← رنگ‌های سازمانی را با کد HEX وارد کنید و با نام شرکت ذخیره کنید. Fonts ← Customize Fonts ← فونت تیتر و متن (توجه: پنجره‌ی Theme Fonts بخش Complex script ندارد؛ فونت فارسی را در Style تنظیم کنید). سپس Design ← Themes ← Save Current Theme. این Theme در Excel و PowerPoint هم قابل استفاده است تا گزارش، جدول و ارائه یک‌دست باشند.
Organizer: کپی Style بین دو سند
سند A را با Styleهای خوب دارید و می‌خواهید در سند B هم باشند. پنل Styles ← Manage Styles ← دکمه‌ی Import/Export. پنجره‌ی Organizer دو ستون دارد: چپ سند فعلی، راست Normal.dotm. با Close File / Open File هر فایلی را می‌توان در ستون راست باز کرد و Styleها را با دکمه‌ی Copy بین دو طرف جابه‌جا کرد. همین پنجره تب Macro Project Items هم دارد.
راه ساده‌تر برای یک سند: تب Developer ← Document Template ← Attach قالب جدید ← تیک Automatically update document styles. با این کار Styleهای هم‌نام از قالب جایگزین می‌شوند. (تیک را بعداً بردارید، وگرنه هر بار باز کردن سند دوباره به‌روز می‌شود.)
نکته‌هایی که کمتر کسی می‌داند
- اگر Styleای در سند B هم‌نام ولی متفاوت است، وقتی متن را از A به B می‌چسبانید، Word تعریف B را اعمال می‌کند — به همین دلیل «Keep Source Formatting» گاهی نتیجه نمی‌دهد. اول Style را با Organizer منتقل کنید.
- Design ← Set as Default همه‌ی تنظیمات Theme، Style Set و فاصله‌ها را در Normal.dotm ذخیره می‌کند.
- برای دیدن این‌که یک رنگ «Theme color» است یا ثابت: در انتخاب رنگ، ردیف اول Theme Colors است و بخش Standard Colors ثابت. رنگ‌های ثابت با تغییر Theme عوض نمی‌شوند.
- فایل Theme با پسوند .thmx در پوشه‌ی Document Themes کاربر ذخیره می‌شود و می‌توانید برای همکاران بفرستید.
- Styleای که در Organizer حذف می‌کنید، متنی که آن را داشت به Normal برمی‌گردد؛ حذف Styleهای داخلی (Built-in) ممکن نیست، فقط Hide می‌شوند.