داده را یک بار و درست وارد کنید
کیفیت هر گزارش اکسل به کیفیت داده‌ی خامش بستگی دارد. سه قانون طلایی: هر ستون یک نوع داده، هر سطر یک رکورد و هیچ سطر و ستون خالی وسط داده. سلول ادغام‌شده (Merge) در ناحیه‌ی داده ممنوع است؛ مرتب‌سازی، فیلتر و Pivot را خراب می‌کند. برای ظاهر عنوان به‌جای Merge از Center Across Selection (Ctrl+1 ← Alignment ← Horizontal) استفاده کنید.
شیت راست‌به‌چپ
برای گزارش فارسی، شیت را از Page Layout ← Sheet Right-to-Left راست‌به‌چپ کنید تا ستون A در سمت راست قرار بگیرد. برای این‌که همه‌ی فایل‌های جدید از ابتدا راست‌به‌چپ باشند: File ← Options ← Advanced ← Display ← Default direction: Right-to-left. فرمول‌ها در هر دو جهت یکسان‌اند؛ فقط نمایش عوض می‌شود.
Fill Handle و Fill Series
مربع کوچک گوشه‌ی سلول انتخاب‌شده (Fill Handle) با کشیدن، الگو را ادامه می‌دهد. دوبار کلیک روی آن، تا انتهای داده‌ی ستون مجاور پر می‌کند. برای کنترل دقیق: Home ← Fill ← Series.
| ورودی | نتیجه‌ی کشیدن |
|---|---|
| 1 و 2 (دو سلول) | 3، 4، 5، … |
| 1 (تنها) + نگه‌داشتن Ctrl | 1، 2، 3، … (بدون Ctrl تکرار 1) |
| فاکتور-1 | فاکتور-2، فاکتور-3 |
| یک تاریخ + راست‌کلیک‌کشیدن | منوی Fill Days / Weekdays / Months / Years |
| شنبه (با Custom List) | یکشنبه، دوشنبه، … |
برای لیست‌های فارسی مثل روزهای هفته، ماه‌های شمسی یا نام شعبه‌ها، از File ← Options ← Advanced ← General ← Edit Custom Lists یک فهرست سفارشی بسازید. از آن پس تایپ «فروردین» و کشیدن، ماه‌های بعد را می‌سازد و مرتب‌سازی هم می‌تواند بر اساس همین ترتیب انجام شود (Sort ← Order ← Custom List).
Flash Fill؛ اکسل الگو را حدس می‌زند
Flash Fill (Ctrl+E) از روی یکی دو نمونه‌ای که شما می‌نویسید، الگو را برای بقیه‌ی سطرها تکرار می‌کند. مثلاً ستون A «ناظری، محمدعلی» است؛ در B1 بنویسید «محمدعلی ناظری» و Ctrl+E بزنید.
A (ورودی) B (نمونه‌ی شما) نتیجه‌ی Ctrl+E
09125347596 0912-534-7596 برای همه‌ی سطرها
KSH-1403-0587 0587 استخراج شماره‌ی فاکتور
فرش ماهی 700 شانه 12 متری 700 استخراج شانه
reza.karimi@icsd.ir reza.karimi نام کاربری ایمیلFlash Fill مقدار ثابت می‌سازد، نه فرمول؛ با تغییر ستون A به‌روز نمی‌شود. برای داده‌ای که مدام تغییر می‌کند از فرمول (فصل ۳) یا Power Query (فصل ۵) استفاده کنید.
نکته‌هایی که کمتر کسی می‌داند
- Ctrl+D محتوای سلول بالایی و Ctrl+R محتوای سلول سمت چپ را کپی می‌کند؛ در شیت راست‌به‌چپ هم Ctrl+R از ستون قبلی (سمت راست تصویری) کپی می‌کند.
- Ctrl+' (آپاستروف) فرمول سلول بالایی را بدون تغییر ارجاع‌ها کپی می‌کند؛ Ctrl+Shift+' مقدار آن را.
- اگر Flash Fill کار نمی‌کند، File ← Options ← Advanced ← Automatically Flash Fill را بررسی کنید؛ و یادتان باشد ستون نمونه باید دقیقاً کنار ستون ورودی باشد.
- Alt+پایین روی یک سلول خالی، فهرست مقادیری را که قبلاً در همان ستون تایپ شده نشان می‌دهد (Pick From Drop-down List) — بدون تعریف Data Validation.
- Home ← Fill ← Justify متن طولانی یک سلول را در چند سلول زیرین پخش می‌کند و برعکس، چند سلول متنی کوتاه را در یک سلول ادغام می‌کند.