گزارشی که درست چاپ می‌شود
هنوز در بسیاری از کارخانه‌ها و ادارات، گزارش نهایی روی کاغذ امضا می‌شود. شیتی که روی صفحه زیباست ممکن است در چاپ به هفت صفحه تبدیل شود که آخرینش فقط یک ستون دارد. سه نما در تب View دارید: Normal، Page Layout (صفحه‌ها با سربرگ و حاشیه، قابل ویرایش) و Page Break Preview (خطوط آبی شکست صفحه که با کشیدن موس جابه‌جا می‌شوند). کار چاپ را همیشه در یکی از دو نمای آخر انجام دهید.
تنظیمات کلیدی
| تنظیم | محل | کاربرد |
|---|---|---|
| Print Area | Page Layout ← Print Area ← Set | فقط محدوده‌ی گزارش، نه ستون‌های کمکی |
| Print Titles | Page Layout ← Print Titles ← Rows to repeat at top: $1:$3 | تکرار سرستون در همه‌ی صفحه‌ها |
| Scale to Fit | Page Layout ← Width: 1 page، Height: Automatic | همه‌ی ستون‌ها در عرض یک صفحه، طول آزاد |
| Orientation و Size | Landscape، A4 | جدول‌های پهن |
| Center on page | Page Setup ← Margins ← Horizontally | جدول وسط کاغذ |
| Cell errors as | Page Setup ← Sheet ← <blank> | خطاهایی مثل #N/A در چاپ دیده نشوند |
| Gridlines و Headings | Page Setup ← Sheet | چاپ خطوط و A، B، C برای پیش‌نویس و بازبینی |
«Width: 1 page» را با «Fit Sheet on One Page» اشتباه نگیرید: دومی طول را هم در یک صفحه می‌چپاند و برای گزارش ۳۰۰ سطری متنی ریز و ناخوانا می‌دهد.
چاپ راست‌به‌چپ
جهت چاپ از جهت شیت پیروی می‌کند: شیت RTL (Page Layout ← Sheet Right-to-Left) از راست چاپ می‌شود و ستون A سمت راست کاغذ می‌نشیند. اگر جدول پهن در چند صفحه شکسته می‌شود، ترتیب صفحه‌ها را در Page Setup ← Sheet ← Page order تعیین کنید: Down, then over اول همه‌ی صفحه‌های ستون‌های ابتدایی را چاپ می‌کند و Over, then down اول در عرض جلو می‌رود. پیش از چاپ صد نسخه، یک بار پیش‌نمایش صفحه‌ی دوم را ببینید.
سربرگ و پاورقی
کدهای Header/Footer (Page Setup ← Header/Footer ← Custom):
&P شماره‌ی صفحه
&N تعداد کل صفحه‌ها
&D &T تاریخ و ساعت چاپ
&F &A نام فایل و نام شیت
&Z مسیر پوشه‌ی فایل
&G تصویر (لوگوی شرکت)
&& خود کاراکتر &
نمونه‌ی پاورقی وسط: صفحه‌ی &P از &N — &Aقالب &D از تنظیمات منطقه‌ای ویندوز می‌آید و روی هر سیستم ممکن است متفاوت باشد. اگر تاریخ شمسی قطعی می‌خواهید، سلولی بالای گزارش با =TEXT(TODAY(),"[$-fa-IR,16]yyyy/mm/dd") بگذارید و آن را جزو سطرهای Print Titles کنید.
خروجی PDF
File ← Export ← Create PDF/XPS ← Options: Entire workbook یا Active sheet(s). فونت‌های فارسی در PDF جاسازی می‌شوند و گیرنده بدون نصب فونت هم متن را درست می‌بیند. هر شیت تنظیمات چاپ خودش را دارد؛ پیش از خروجی کل فایل، Print Area همه‌ی شیت‌ها را بررسی کنید.
نکته‌هایی که کمتر کسی می‌داند
- Print Area و Print Titles در واقع نام‌های تعریف‌شده‌ی
Print_AreaوPrint_Titlesهستند؛ در Name Manager می‌توانید Print_Area را پویا کنید:=Report!$A$1:INDEX(Report!$H:$H, COUNTA(Report!$A:$A))تا با اضافه شدن سطر، ناحیه‌ی چاپ هم بزرگ شود. - اگر چند شیت را با Ctrl انتخاب کنید (Group)، Page Setup روی همه اعمال می‌شود؛ اما حتماً بعد Ungroup کنید، وگرنه هر تایپی در همه‌ی شیت‌ها تکرار می‌شود.
- Custom Views (View ← Custom Views) برای ذخیره‌ی چند تنظیم چاپ و فیلتر عالی است، اما اگر فایل حتی یک Excel Table داشته باشد غیرفعال می‌شود.
- Page Setup ← Sheet ← Comments: At end of sheet یادداشت‌ها را با نشانی سلول در صفحه‌ی آخر چاپ می‌کند؛ برای بایگانی گزارشی که توضیح دارد.
- در پیش‌نمایش Ctrl+P دکمه‌ی Show Margins (گوشه‌ی پایین) اجازه می‌دهد حاشیه‌ها و عرض ستون‌ها را مستقیم با موس تنظیم کنید.