ابزارهای پاک‌سازی سریع: Remove Duplicates در برابر UNIQUE، Text to Columns و Advanced Filter

انتخاب ابزار درست برای هر پاک‌سازی

داده‌ای که از بیرون می‌آید تقریباً همیشه تکراری، ستون‌های ترکیبی و ردیف‌های اضافه دارد. اکسل برای هرکدام چند ابزار دارد که مهم‌ترین تفاوتشان این است: مخرب (داده‌ی اصلی را تغییر می‌دهد) یا غیرمخرب (نتیجه را جای دیگری می‌سازد و با تغییر منبع به‌روز می‌شود).

Remove Duplicates

ستون‌هایی را که «تکراری بودن» بر اساس آن‌ها سنجیده می‌شود تیک بزنید. اکسل اولین رخداد را نگه می‌دارد و بقیه را حذف می‌کند، پس اگر آخرین رکورد مهم است، اول داده را بر اساس تاریخ نزولی مرتب کنید. همیشه قبل از آن یک نسخه از داده بگیرید؛ پس از ذخیره و بستن فایل، Undo ممکن نیست.

Text to Columns

Data ← Text to Columns دو حالت دارد: Delimited (با جداکننده مثل کاما، Tab یا خط تیره) و Fixed width (عرض ثابت؛ مناسب خروجی‌های قدیمی سیستم‌های بانکی). در مرحله‌ی سوم، نوع هر ستون را تعیین کنید: ستون کد را Text بگذارید تا صفرها حذف نشوند، ستون تاریخ را Date با ترتیب درست (YMD برای 2025/03/21)، و ستون‌های اضافه را Do not import.

Advanced Filter: شرط‌های «یا» و «و» در یک جدول

Data ← Sort & Filter ← Advanced یک «محدوده‌ی شرط» می‌گیرد: سرستون‌ها دقیقاً مثل داده، و شرط‌ها زیرشان. شرط‌های یک سطر با هم AND و سطرهای مختلف با هم OR می‌شوند.

محدوده‌ی شرط (J1:L3):
Province    Amount       Design
کاشان       >=100000000
تهران                    *ماهی*

معنا: (کاشان و مبلغ ≥ 100 میلیون) یا (تهران و طرحی که «ماهی» دارد)

گزینه‌ها: Copy to another location → N1
         Unique records only → استخراج رکوردهای یکتا بدون حذف از منبع

معادل فرمولی در 365:
=FILTER(Sales, ((Sales[Province]="کاشان")*(Sales[Amount]>=1E8)) +
               ((Sales[Province]="تهران")*ISNUMBER(SEARCH("ماهی", Sales[Design]))))

نکته‌هایی که کمتر کسی می‌داند

• Text to Columns تنظیمات آخرین اجرا را به خاطر می‌سپارد و روی Paste بعدی متن از برنامه‌های دیگر هم اعمال می‌کند؛ اگر ناگهان متن چسبانده‌شده در چند ستون شکست، همین است. یک بار Text to Columns را با تیک همه‌ی جداکننده‌ها برداشته اجرا کنید تا بازنشانی شود.
• Remove Duplicates به بزرگی و کوچکی حروف لاتین حساس نیست اما به فاصله‌ی انتهایی و «ی» عربی حساس است؛ قبلش پاک‌سازی کنید.
• Advanced Filter می‌تواند شرط «فرمولی» بگیرد: سرستون شرط را خالی یا نامی غیر از سرستون‌های داده بگذارید و زیرش فرمولی مثل =F2>AVERAGE($F$2:$F$500) بنویسید.
• Advanced Filter به مکان دیگر فقط در همان شیتی کار می‌کند که فعال است؛ برای خروجی در شیت دیگر، از شیت مقصد شروع کنید و منبع را از شیت داده انتخاب کنید.
• با مرتب‌سازی چندسطحی (Data ← Sort ← Add Level) و گزینه‌ی Order ← Custom List، می‌توانید داده را بر اساس ترتیب ماه‌های شمسی یا اولویت استان‌ها مرتب کنید، نه الفبا.