قبل از فرمول، محیط را بشناسید
هر شیت اکسل ۱٬۰۴۸٬۵۷۶ سطر و ۱۶٬۳۸۴ ستون (تا ستون XFD) دارد. کاربر معمولی آن را یک جدول بزرگ می‌بیند؛ کاربر حرفه‌ای آن را ترکیبی از «پایگاه داده‌ی سبک»، «ماشین حساب زنده» و «ابزار گزارش» می‌داند. تفاوت این دو نگاه از همین درس شروع می‌شود: کسی که سریع حرکت می‌کند و دقیق انتخاب می‌کند، نصف کارهای تکراری را اصلاً انجام نمی‌دهد.
اجزایی که بیشتر از بقیه به کار می‌آیند
| جزء | کاربرد | ترفند |
|---|---|---|
| Name Box (کادر سمت چپ نوار فرمول) | نشانی سلول فعال یا نام محدوده | نشانی یا نام را تایپ کنید و Enter بزنید تا مستقیم به آن بروید یا انتخابش کنید |
| Formula Bar | محتوای واقعی سلول (نه آن‌چه نمایش داده می‌شود) | Ctrl+Shift+U نوار را برای فرمول‌های چندخطی بزرگ می‌کند |
| Status Bar | جمع، میانگین و تعداد سلول‌های انتخاب‌شده | راست‌کلیک کنید و Min، Max و Numerical Count را هم فعال کنید |
| Quick Access Toolbar | فرمان‌های پرتکرار | دکمه‌ها با Alt+1، Alt+2 و… اجرا می‌شوند |
| Tell Me (Alt+Q) | جست‌وجوی فرمان با نام | لازم نیست بدانید فرمان در کدام تب است |
حرکت و انتخاب بدون ماوس
| عمل | میانبر |
|---|---|
| پرش به لبه‌ی داده در یک جهت | Ctrl + فلش |
| انتخاب تا لبه‌ی داده | Ctrl+Shift + فلش |
| انتخاب کل ناحیه‌ی پیوسته‌ی داده | Ctrl+A (بار دوم: کل شیت) |
| انتخاب ستون / سطر | Ctrl+Space / Shift+Space |
| ویرایش سلول بدون پاک شدن محتوا | F2 |
| پر کردن همه‌ی سلول‌های انتخاب‌شده با یک مقدار یا فرمول | Ctrl+Enter |
| خط جدید داخل یک سلول | Alt+Enter |
| درج تاریخ و ساعت جاری (ثابت) | Ctrl+; و Ctrl+Shift+; |
| رفتن به شیت بعد / قبل | Ctrl+PageDown / Ctrl+PageUp |
Go To Special؛ انتخاب بر اساس «نوع» سلول
F5 را بزنید و روی Special کلیک کنید (یا Home ← Find & Select ← Go To Special). این پنجره سلول‌ها را نه بر اساس مکان، بلکه بر اساس ماهیتشان انتخاب می‌کند: فقط خالی‌ها (Blanks)، فقط مقادیر ثابت (Constants)، فقط فرمول‌ها، فقط فرمول‌هایی که خطا دارند، فقط سلول‌های قابل‌مشاهده، یا سلول‌هایی که با سلول مرجع ردیفشان فرق دارند (Row differences).
یک سناریوی واقعی: گزارشی از نرم‌افزار حسابداری گرفته‌اید که نام نماینده فقط در ردیف اول هر گروه آمده و ردیف‌های زیرش خالی‌اند. برای پر کردن آن‌ها ستون را انتخاب کنید، F5 ← Special ← Blanks، سپس علامت = را تایپ کنید، فلش بالا را بزنید و Ctrl+Enter. همه‌ی خالی‌ها با مقدار سلول بالایی پر می‌شوند. در پایان ستون را کپی و به‌صورت Values بچسبانید تا فرمول‌ها ثابت شوند.
مراحل پر کردن خالی‌ها با مقدار بالایی:
1) انتخاب ستون A (مثلاً A2:A500)
2) F5 → Special → Blanks → OK
3) تایپ: =A2 (یعنی سلول بالایی اولین خالی؛ کافی است = و فلش بالا)
4) Ctrl+Enter
5) Ctrl+C → Paste Special → Valuesنکته‌هایی که کمتر کسی می‌داند
- در Name Box می‌توانید A2:A20000 را تایپ و Enter بزنید تا بیست هزار سطر بدون کشیدن ماوس انتخاب شود؛ حتی چند محدوده با کاما مثل B:B,D:D.
- Alt+; فقط سلول‌های قابل‌مشاهده را انتخاب می‌کند. بدون آن، کپی کردن ردیف‌های فیلترشده در برخی حالت‌ها (مثلاً پس از Hide دستی) ردیف‌های پنهان را هم با خود می‌برد.
- Ctrl+[ روی یک سلول فرمول‌دار، سلول‌هایی را که فرمول به آن‌ها ارجاع داده انتخاب می‌کند — حتی در شیت دیگر. سپس F5 و Enter شما را به جای قبلی برمی‌گرداند.
- Ctrl+End به «آخرین سلول استفاده‌شده» می‌رود. اگر خیلی پایین‌تر از داده‌ی واقعی می‌ایستد، فایل حجم اضافه دارد؛ در کلینیک فصل آخر درمانش را می‌بینیم.
- Ctrl+\ (در Go To Special همان Row differences) در یک انتخاب چندستونی، سلول‌هایی را که با ستون اول فرق دارند انتخاب می‌کند؛ سریع‌ترین راه مقایسه‌ی دو ستون قیمت قدیم و جدید.